ペーパ-レス化が必要な7つの理由

随分前からペーパーレスという言葉をよく耳にします。

できるビジネスマンはパソコンやタブレットを有効に活用して、スマートに仕事しているイメージがあります。間違えても、印刷された山積みの書類に埋もれて仕事しているイメージはありません。

もちろん、イケてる最先端企業もセミナーの案内を紙で印刷し、FAXDMを送ってくるようなことはありません。当然のことながらウェブで告知し、申込みはインターネット上の申し込みフォームやアプリを通して行います。

そこで、今回のエントリーは、あらためてなぜペーパーレスが求められているのか?最先端のビジネスマンはどうして紙を使わないほうがいいかを説明しますね!

業務や作業を圧倒的に効率化することができる

まず、紙を使わないというか、インターネットやウェブを有効に活用したほうが、作業が圧倒的に合理的だからです。

下記の表はセミナーの集客において、相変わらず紙を使って告知・集客の受付を行っている会社と紙を使わずにインターネットを有効に活用して告知・集客を行う企業とのプロセスを比較した図です。

明らかにペーパーレスの企業の方が、リードタイムが短いくなります。

FAX送信したものを手書きで入力させて、さらに返信されたものをこちらで再度入力するなんて無駄の極み。

紙を使わずにウェブサイトで申し込みフォームを作成し、ちょっとシステムを組めば、参加者の一覧表も自動的にシステムが作ってくれます。

紙を中心にしたビジネススキームはどうしても自動できる部分が少なくて無駄が発生します!

やはり、イケてるビジネスパーソンは紙を極力使用せず、ITの技術を有効に活用して合理的に仕事を進めます。

紙の印刷コスト削減することができる

次にコストの問題です。

たしかに印刷コストやFAXの通信費は微々たるものだと思います。しかし、塵も積もれば山となります。

できるビジネスパーソンは細かいコスト削減もバカにせず、コツコツと積み上げていきます。

上記に例示したセミナーでコストを考えてみると

1.案内の印刷&コピー代
@3円×300部=900円
2.FAX送信費
@10円×300部=3,000円

一回のセミナーで実費だけで約3,900円掛かります。これにトナー代やFAXの基本料なども入れたら4,000円は余裕で超えると思います。

これを月に1回実施したとしたら年間で48,000円!馬鹿にならないコストですよね!!

紙を使用しない。すなわちペーパーレス化することでこれらのコストは削減することが可能です!!

データの劣化を防ぎ、長期的に書類などを保存できる

ビジネスのデータを何でもかんでも紙に出力して保存するのが、今までのビジネスの常識でした。

しかし、経理の帳票も「電子帳簿保存法」(詳しくはこちらを参照:経理のペーパーレス化促進!電子帳簿保存法とは?)の施行によりデジタルでの保存が認められるようになりました。

昔のように紙で保存していたら、感熱紙の領収書などはすぐに劣化して、何が書いてあるかさっぱりわからなくなってしまい、数年後に見返しても役に立ちません。

反面、写真に撮って保存したり、スキャニングしてデジタルデータで保存しておけば、劣化する心配は全くありません。

もちろん、5年経っても10年経っても画質は劣化することはありません。半永久的に保存が可能です。

これって、安心ですし素晴らしいことですよね!

情報を劣化させることなく、長期間保存するためにもペーパーレス化してデジタルデータを保存することはとても有意義な情報管理といえます。

保存した資料を探す時、検索ですぐに見つけられる

ぶっちゃけ、私は整理整頓があまり得意ではありません。どうしてもデスクが書類でとっ散らかります。

そして、そんな人は、すべての仕事時間の10%くらいは、なにか書類を探しているんじゃないかと思うくらいものがなくなります。

しかし、すべてをデジタルデータで保存しておけば、どんな書類でも検索すれば一発で発見することができます。

保存するサービスで一番オススメなのはEvernote(Evernoteの公式サイトはこちらです!)でしょうかね!

エバーノートはワードやエクセルなどで作成したデジタルデータだけじゃなく、スキャンしたデータの本文中のキーワードも検索で探すことができます。

これって画期的ですよね!

つまり、ファイルのタイトルやタグ付けで工夫して保存しておかなくても、とにかくなにか記憶にあるキーワードで検索すればほぼ間違えなく目的の書類を超短時間で探し出すことができます。

ファイルを管理し、必要なファイルをすぐに探し出せるという環境がつくれるという点でペーパーレス化し、クラウドで情報を管理することは効果が見込めます。

どこにいても資料を確認・閲覧・編集できる

ペーパーレスですべての紙をデジタルデータに変換して、クラウドに保存して管理すると、どこにいても様々な書類にアクセスすることができます。

これって素晴らしいことです!

例えば、新規開拓のために企画書を作成したいケースがあるとします。

通常であれば、事務所の書棚にある企画書ファイルから過去の参考になりそうな企画書を出してきて、それらを見たり、インターネットで情報を集めて企画書をつくると思います。

でも、出張などの理由で企画書を見ることができなかったりする時ってありますよね?

そんな時、すべての企画書データがデジタル化されていてオンラインのクラウド環境に保存してあれば、すぐにネットに繋いで過去の企画書を見ながら作成が可能です。

パソコンがなくてもスマートフォンやタブレットでもファイルを確認することができるのでとても便利だし、必ずや生産性が向上します。

セキュリティー効果が高い

なんとなく、インターネットから個人情報が流出したなんてニュースを聞くと、デジタルデータはセキュリティー対策が甘いし、情報が簡単に流出してしまうのではないかと思いがちです。

しかし、ぶっちゃけインターネットから情報が漏れるケースは極めてレアなケースです。

あるとしたら、Windowsやインターネット上のシステムをちゃんとアップデートしていなかったとか、パスワードの設定が極めて安易な内容だったというくらいでしょうか….

普通にシステムを最新の状態に保ち、パスワード管理をしっかりしておけばインターネット上の情報が流出してしまうことはめったにありません。

むしろ、書庫に誰でも入れる環境で、簡単に書類をコピーできる環境であれば、こちらのほうが情報は簡単に外部に持ち出せてしまいます。

すべてのデータをデジタル化し、クラウド上に保存し、共有管理・パスワード管理さえしっかりしておけばむしろセキュリティー効果は高くて安全です。

整理整頓が可能で、書庫や倉庫のスペースがいらない

シンプルに紙で書類を保存するということは、それなりのスペースが必要になります。

塵も積もれば山となる。紙もたまれば大荷物になります。過去何年もの資料を完璧に保存しておこうと思えば、それこそ書庫というよりも倉庫が必要になります。

一方、書類をデジタルデータにしてクラウドに保存しておけば書棚などの物理的スペースは全く必要なくなります。(パソコンやスマホなどが必要になりますが…)

しかも、次から次へと紙の書類が回ってくることもありません。回ってくるのはメールかチャットなどに添付されてくるファイルです。それらは、すべてパソコンやスマホでの処理なので机の上が散らかることは一切ありません。

いつもデスクが綺麗で気持ちよく仕事ができますし、倉庫代などの無駄な出費をする必要もありません。

環境対策に貢献できるか???

最後に、ペーパーレス化の効果として、環境対策に貢献できるなどといわれます。すなわち紙を使わないから紙の原料である木の使用が減るので、森林伐採などが行われず、環境に優しいというロジックです。

たしかにそれもないことはないでしょうが、古紙の回収などによるリサイクルもかなり進んでいますし、それより何よりデジタル化して、すべてのデーターをクラウド上に保存するということは、広大なデーターセンターを建設し、そのデーターセンターを稼働させるために膨大な電力を消費することを考えると、決してペーパーレス化が諸手を挙げて環境問題に効果的だとはいい切れません。

環境対策はプラマイゼロってとこでしょうか!!

まとめ

今回は紙を使わないペーパーレスについて考えてみました。

私はほとんど紙に印刷することなく、日々の業務を遂行していますが、とても作業の効率がよく、生産性が高くなります。

更には印刷コストや紙のコスト、さらには効率化されたことによる時間の短縮はかなりのコストダウンに繋がります。

経営には絶対にプラスに作用しますので、ぜひぜひみなさんもペーパーレス化に挑戦してみてはいかがでしょうか??

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